Integritetspolicy

1. Ansvarig för personuppgiftsbehandling

Veliro AI drivs av Medialed AB (org.nr 559342-7253). Vi är personuppgiftsansvariga för den information som behandlas i tjänsten. Kontaktuppgifter:

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Veliro AI är ett verktyg för restauranger som använder artificiell intelligens för att hantera gästkontakt. Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter i vår roll som personuppgiftsbiträde för våra kunder (restaurangerna):

• Kontaktuppgifter för gäster: namn, telefonnummer, e-postadress, meddelandehistorik från e-post, telefon, Facebook Messenger och Instagram DM.
• Bokningsinformation: datum, tid, antal gäster, särskilda önskemål och noteringar relaterade till restaurangbesök.
• Konversationer: meddelanden, e-post och röstsamtal som hanteras av vår AI för att besvara frågor och hantera bokningar.
• Användaruppgifter för restaurangpersonal: namn, e-postadress och roll inom restaurangen, i syfte att ge tillgång till CRM-systemet.

3. Syfte och rättslig grund för behandling

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra de tjänster som restaurangerna anlitar oss för:

• Att besvara gästers frågor via e-post, telefon, Facebook Messenger och Instagram DM med hjälp av AI.
• Att hantera bordsbokningar och integrera med restaurangernas bokningssystem.
• Att skapa och upprätthålla en gästdatabas (CRM) för restaurangerna.
• Att eskalera komplexa ärenden till restaurangens personal.

Den rättsliga grunden är fullgörande av avtal (Art. 6.1 b GDPR) när vi agerar som personuppgiftsbiträde åt restaurangerna. Gästernas medgivande inhämtas vid första kontakt där så krävs.

4. AI och automatiserat beslutsfattande

Veliro AI använder artificiell intelligens (OpenAI/GPT) för att analysera inkommande meddelanden och generera svar. Detta innebär automatiserad behandling av personuppgifter. Viktigt att notera:

• AI:n fattar inte juridiskt bindande beslut som påverkar gästers rättigheter på ett avgörande sätt.
• Alla bokningar som genereras av AI:n granskas av restaurangpersonal innan de bekräftas.
• Komplexa eller känsliga ärenden eskaleras automatiskt till mänsklig personal.
• Gäster har rätt att begära mänsklig granskning och invända mot automatiserad behandling.

5. Delning av personuppgifter med tredje part

För att tillhandahålla våra tjänster kan vi dela personuppgifter med följande underleverantörer (personuppgiftsbiträden):

• OpenAI — för analys och generering av svar via AI-modeller.
• Supabase — för säker lagring av databas och filer.
• 46elks — för telefoni och röstsamtal.
• Mailgun — för utskick och mottagande av e-post.
• Meta (Facebook/Instagram) — för integration med Messenger och Instagram DM.
• ElevenLabs — för text-till-tal i röstassistenten.

Alla underleverantörer har undertecknat personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) i enlighet med GDPR.

6. Lagring och säkerhet

Personuppgifter lagras säkert i molntjänster inom EU/EES. Vi tillämpar följande säkerhetsåtgärder:

• Kryptering av data i vila och under överföring (TLS/SSL).
• Rollbaserad åtkomstkontroll — endast behörig personal inom restaurangen har tillgång till data.
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och loggning av åtkomst.
• Pseudonymisering där så är möjligt och lämpligt.

Uppgifter lagras så länge restaurangkunden har ett aktivt avtal med oss, eller tills gästen begär radering. Sedan raderas uppgifterna inom 30 dagar, såvida inte längre lagring krävs enligt lag (t.ex. bokföringsregler).

7. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du som registrerad följande rättigheter:

• Rätt till tillgång (Art. 15): Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse (Art. 16): Du kan begära att felaktiga uppgifter rättas.
• Rätt till radering (Art. 17): Du kan begära att dina uppgifter raderas ("rätten att bli glömd").
• Rätt till begränsning av behandling (Art. 18): Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
• Rätt till dataportabilitet (Art. 20): Du kan begära att få dina uppgifter i ett strukturerat format.
• Rätt att invända (Art. 21): Du kan invända mot behandling av dina personuppgifter.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss via e-post på support@medialed.se. Vi besvarar din förfrågan inom 30 dagar.

8. Cookies och liknande tekniker

Vår webbplats använder cookies för att säkerställa funktionalitet och förbättra användarupplevelsen:

• Nödvändiga cookies: Krävs för att webbplatsen ska fungera korrekt (inloggning, session).
• Funktionella cookies: Sparar preferenser som språkval och inställningar.
• Analytiska cookies: Hjälper oss förstå hur besökare använder webbplatsen (anonymiserad statistik).

Du kan när som helst ändra dina cookie-inställningar i din webbläsare.

9. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov, till exempel vid ändringar i våra tjänster eller lagstiftning. Den senaste versionen publiceras alltid på denna sida med uppdaterat datum. Vid väsentliga ändringar meddelar vi berörda användare i förväg.

10. Kontakta oss

Har du frågor om denna integritetspolicy eller hur vi hanterar dina personuppgifter? Kontakta oss: